Spreek af wie het gespreksverslag maakt.
Op of na de datum en na het tijdstip waarop het gesprek is gepland, kan worden gestart met het verslag. Wanneer de medewerker schrijfrechten heeft kan deze ook starten met het maken van het gespreksverslag. In de voorbereiding op het gesprek kunnen beide gesprekspartners op elk moment iets toevoegen aan het gespreksformulier. Dat is niet meer mogelijk in deze fase waarin het verslag wordt gemaakt. Om de beurt werken jij en je medewerker aan het verslag. Daarom is het aan te bevelen om af te speken wie start met het maken van het gespreksverslag.
Maak het verslag en verstuur deze ter goedkeuring naar je gesprekspartner.
Wanneer één van beide gesprekspartners het verslag maakt, dan kan het verslag worden opgeslagen en ter goedkeuring naar de ander worden verstuurd. Je klikt dan op de oranje knop "Sla op en vraag goedkeuring'.
De schrijf- en/of inzagerechten gaan dan over naar de ander. Jij kunt op dat moment niet meer werken in het verslag. Dit betekent dat jij steeds het verslag ter goedkeuring verstuurt, dat wat jou betreft niet meer gewijzigd hoeft te worden. Maar je biedt de medewerker nog wel de gelegenheid om te reageren op jouw verslag.
Wat kan een medewerker doen nadat een leidinggevende het verslag ter goedkeuring heeft verstuurd?
Wanneer een leidinggevende aan het verslag heeft gewerkt en op de knop 'Sla op en vraag keuring' heeft geklikt, dan ontvangt de medewerker een uitnodiging per mail om het verslag te bekijken en goed te keuren.
Als de medewerker van de leidinggevende inzage- en schrijfrechten heeft gekregen, dan kan de medewerker:
- Het verslag goedkeuren; in dat geval wordt het verslag direct in het loopbaandossier van de medewerker geplaatst. De leidinggevende jij krijgt hiervan per mail een bevestiging.
- Het verslag afkeuren; in dat geval krijgt de medewerker nog de mogelijkheid om een onderbouwing te geven en wordt het verslag daarna direct in het loopbaandossier van de medewerker geplaatst. De leidinggevende krijgt hiervan per mail een bevestiging.
- Wijzigingen doorvoeren in het verslag en daarna terugsturen door op de knop "Sla op en vraag goedkeuring" te klikken.
- Het verslag wijzigen en op de knop "Tussentijds opslaan" klikken. De medewerker kan het verslag dan op later tijdstip afmaken en tenslotte aan jou terugsturen door op de knop "Sla op en vraag goedkeuring" te klikken.
Wanneer de medewerker alleen inzagerechten heeft gekregen, dan vervallen de derde en de vierde opties. De medewerker heeft dan niet de mogelijkheid om het verslag te wijzigen.
Wat kan een leidinggevende doen nadat de medewerker het verslag ter goedkeuring heeft verstuurd?
Wanneer de medewerker een verslag heeft gemaakt of gewijzigd en op de knop 'Sla op en vraag goedkeuring' heeft geklikt, dan ontvangt de leidinggevende een bericht om het verslag te bekijken. 
De leidinggeven kan dan:
- Het verslag doorlezen en goedkeuren door op de oranje knop "Goedkeuren" te klikken. In dat geval wordt het verslag direct in het loopbaandossier van de medewerker geplaatst. De medewerker krijgt hiervan per mail een bevestiging.
- Het verslag doorlezen en de wijzigingen bekijken die de medewerker heeft doorgevoerd. Per onderwerp zijn de wijzigingen ten opzichte van de vorige versie in groen en in rood gemarkeerd. In groen staat de tekst die de medewerker heeft toegevoegd. In rood staat de tekst die de medewerker heeft weggehaald. Deze wijzigingen kun je ongedaan maken en de oorspronkelijke tekst herstellen.
- Het verslag wijzigingen en daarna terugsturen naar de medewerker door op de oranje knop 'Sla op en vraag goedkeuring' te klikken. De andere knop "Goedkeuren" wordt grijs en kan niet meer worden gebruikt omdat de leidinggevende het verslag heeft gewijzigd.
- Wanneer de leidinggevende het verslag wijzigt kan hij/zij daarna ook de knop "Tussentijds opslaan" klikken. Dat betekent dat de leidinggevenede op later tijdstip het verslag kan af maken of op de knop "Sla op en vraag goedkeuring" kan klikken.