Start een gesprek vanaf het dashboard

De start, voorbereiding en de verslaglegging van een gesprek worden door middel van gespreksformulieren ondersteund.  Maar je start met het versturen van een uitnodiging.

Op het dashboard staat een kaartje 'Gesprek' met daarboven een oranje +. Wanneer je op deze + klikt en vervolgens klikt op "Start een gesprek", dan kom je vanzelf op de pagina waar je drie stappen doorloopt om de naam van je gesprekspartner, het formulier en de datum vastlegt voor een gesprek.
 


 

Stap 1: selecteer de naam van je gesprekspartner

In de eerste stap selecteer je de naam van je gesprekspartner die je wilt uitnodigen voor een gesprek. Wanneer je in het tekstveld klikt verschijnen namen en kun je je gesprekspartner selecteren. Wanneer je gesprekspartner niet in de lijst voorkomt, typ dan de voor- of achternaam van je gesprekspartner. Meestal komt deze dan alsnog tevoorschijn en kun je de naam selecteren.

Nadat je een naam hebt geselecteerd wordt de grijze knop "Volgende stap" oranje. Wanneer je daarop klikt ga naar stap 2.

Stap 2: Selecteer een gespreksformulier

In deze stap kun je het juiste formulier selecteren. Aan de linker kant kun je verschillende type formulieren aanklikken. Nadat je een formulier hebt geselecteerd, verschijnt er rechts ter inzage een voorbeeld van dit formulier. Dit formulier is ter inzage en kun je nog niet invullen. Dat kan pas nadat de uitnodiging is verstuurd, aan het einde van stap 3.

Linksonder staan de voorgaande afgeronde gespreksverslagen. Wanneer je op een titel van een gespreksverslag klikt, dan opent dit gespreksverslag in een nieuwe browser-tab. Bovendien zie je welk type formulier (voortgang, beoordeling, etc.) voor het laatst is gebruikt en welk type formulier nu volgordelijk moet worden gekozen. Klik nu rechtsboven in het scherm op de oranje knop: Volgende stap. 

Stap 3: Verstuur het formulier

In deze stap bepaal je alle organisatorische randvoorwaarden die van belang zijn om het gesprek en de verslaglegging zo effectief en efficiënt als mogelijk te laten verlopen. 

• Plan het gesprek.
  Gebruik de kalender om de gespreksdatum, het tijdstip en de einddatum van het verslag te bepalen. 
  
  Wanneer de gespreksdatum in de toekomst ligt, dan hebben beide gesprekspartners de tijd om het gesprek voor te bereiden. Een voorbereidingstijd van 14 dagen is in de meeste gevallen een redelijke termijn.
  
  Wanneer de gespreksdatum in het verleden ligt, dan heeft het gesprek al plaats gevonden en kan het formulier achteraf gebruikt worden om het verslag te verwerken in Bardo. In dat geval wordt na het verzenden van de uitnodiging het gespreksverslag automatisch aan de leidinggevende toegewezen. Deze is dan als eerste aan zet om het verslag te maken.
  
• Inzage- en schrijfrechten.
  Een leidinggevende heeft drie opties voor het bepalen van de inzage- en schrijfrechten in het verslag aan zijn of haar gesprekspartner.
  
  Met de eerste optie mag de medewerker het formulier inzien en bewerken. Het is de meest voorkomende optie. Daarom is deze optie standaard aangeklikt. De medewerker kan nu zowel een bijdrage leveren aan de voorbereiding op als aan de verslaglegging van het gesprek.
  
  Met de tweede optie mag medewerker het verslag wel inzien maar niet bewerken. Deze optie wordt soms gekozen om de medewerker alleen de keuze te bieden het verslag goed- of af te keuren maar verder geen bijdrage te vragen in de verslaglegging.
  
  De derde optie wordt meestal gekozen wanneer het een beoordelingsverslag betreft. Het verslag wordt voorafgaande aan het gesprek opgesteld door de leidinggevende, zonder dat de medewerker dit vooraf kan lezen.
  
• Aanvullende tekst in de uitnodigingsmail.
  De gesprekspartner ontvangt en mail waarin hij of zij wordt uitgenodigd voor een gesprek, inclusief de naam van het gesprek, de gespreksdatum en het tijdstip. Indien gewenst kun je in deze mail extra informatie opnemen. Bijvoorbeeld, wanneer je de ander vraagt het formulier alvast in te vullen, of om zich voor te bereiden op een specifiek onderwerp, etc.

Na deze organisatorische randvoorwaarden te hebben ingevoerd klik je op de oranje knop "Versturen". Daarna kom je automatisch op het formulier dat je vanaf dat moment kunt gaan bewerken.

Het verslag staat op je dashboard en/of onder de reminders.
Je gesprekspartner ontvangt nu automatisch een uitnodiging per mail. In Bardo staat het formulier klaar op jouw dashboard en dat van de medewerker onder het kopje "Gesprek". Wanneer je daarop klikt kun je verder werken aan de voorbereiding of aan het gespreksverslag. Er is ook een taak aangemaakt voor beide gesprekspartner die terug te vinden is onder de Reminders die aan de rechterkant van het dashboard staan.