Twee tabbladen

Wanneer je het gespreksformulier opent, kun je direct je voorbereidingen in het formulier verwerken. Het gespreksformulier heeft twee tabbladen:

• Het eerste tabblad Formulier is zowel bedoeld voor de voorbereiding als voor het maken van het het verslag.
• Op het tweede tabblad Details staat aanvullende informatie die erg handig is om bij de hand te hebben wanneer je het verslag voorbereid of het gesprek vastlegt, zoals de vorige gespreksverslagen, bijlagen, loopbaandocumenten van de medewerker, etc.
   

Het tabblad Formulier

Wanneer je het formulier opent kom je direct terecht op het eerste tabblad 'Formulier' waar je direct in kunt werken. Het gespreksformulier begint met kenmerken waar je tijdens je voorbereiding rekening mee kunt houden.

Kenmerken:

• Status
  In de aanhef tref je de status aan van het gespreksformulier. De status geeft aan in welke fase het gespreksverslag zich bevindt. Deze kan zijn: In voorbereiding, Verslaglegging en Afgerond. 
  
  Per status wordt er steeds een update gegeven of jij of je gesprekspartner aan de beurt is om aan het verslag te werken en goedkeuring te vragen op het verslag of het verslag van je medewerker.
  
  De status 'In voorbereiding' wijzigt in de status 'Verslaglegging' wanneer één beide gesprekspartners na de gespreksdatum een begin heeft gemaakt met het verslag en op de knop 'Vraag goedkeuring voor het verslag' heeft geklikt.
  
• Opslaan
  Wanneer je een wijziging hebt aangebracht in het formulier verandert de knop Opslaan rechtsboven in het formulier van kleur: van grijs naar oranje. Wanneer je daarop klikt worden jouw wijzigingen opgeslagen. Wat je hebt opgeslagen kun je ook weer wijzigen. 
  
• De voorbereiding van de ander lezen
  Wanneer je medewerker schrijf- en/of inzagerechten heeft kan je medewerker jouw voorbereidingen lezen. Dat geldt ook omgekeerd; wanneer je medewerker zijn of haar wijzigingen heeft opgeslagen kun jij deze ook lezen. Zo ben je beiden op de hoogte van wat de ander belangrijk vindt om te bespreken.
  
• Printen van het gespreksformulier
  Rechtsboven in het formulier staat een PDF-icon. Wanneer je daarop klikt kun je het formulier met de voorbereidingen uitprinten. 
  
  

Het tabblad Details

Aan de bovenkant van het formulier kun je klikken op het tabblad Details. Aan de linkerkant staan het overzicht met algemene gegevens en de voorgaande gespreksverslagen. Aan de rechterkant staan de acties die je alleen als leidinggevende kunt uitvoeren.




Kenmerken:

• Voorgaande gespreksverslagen
  Tijdens je voorbereiding kun je voorgaande gespreksverslagen openen. Dat is handig wanneer je daarop terug wilt komen in het gesprek dat je aan het voorbereiden bent. Wanneer je op de naam van het verslag klikt dan opent het verslag in een nieuwe internet-browser en kun je het verslag lezen.
  
• Planning
  Een leidinggevende kan de gespreksdatum, tijd en einddatum van het verslag wijzigen. Door op het potloodje te klikken kunnen wijzigingen worden doorgevoerd. De planning kan niet meer worden aangepast wanneer het formulier de status 'Verslaglegging' heeft of is afgerond. 
  
• Loopbaandocumenten
  Wanneer je op het + icoontje klikt dat achter Loopbaandocumenten staat, dan kom je in het loopbaandossier terecht van de gesprekspartner waar het gesprek over gaat. Je kunt dan feedbackrapportages en/of reflectiedocumenten aanklikken die eerder met de leidinggevende zijn gedeeld. Zo kunnen deze documenten onderdeel van het gesprek worden.
  
• Bijlagen 
  Wanneer je op het + icoontje klikt dat achter Bijlagen staat kunnen documenten vanaf je eigen harde schijf worden geüpload. Deze documenten kunnen dan besproken worden in het gesprek.
  
• Inzagerechten en schrijfrechten
  De leidinggevende kan in de voorbereidingsfase en tijdens de verslaglegging de inzage- en schrijfrechten voor de medewerker herzien, die voor het versturen van het formulier is ingesteld.
  
  Optie 1: de medewerker mag het formulier inzien en bewerken
  Dit is de meest gekozen optie omdat er sprake is van samenwerking tussen de leidinggevende en de medewerker om zowel in de voorbereiding, de verslaglegging en de afronding beiden in de gelegenheid e stellen bij te dragen aan het verslag.
  
  Optie 2: de medewerker mag het formulier wel inzien maar niet bewerken
  Deze optie wordt meestal gekozen om de medewerker alléén de keuze te laten maken het verslag goed- of af te keuren en geen bijdrage te vragen aan de verslaglegging. 
  
  Optie 3: de medewerker mag het formulier niet inzien en niet bewerken
  Deze optie wordt meestal gekozen wanneer het een beoordelingsverslag betreft. Het verslag wordt dan voorafgaande aan het gesprek al opgesteld. Soms neemt de leidinggeven daar een paar dagen de tijd voor. Met deze optie wil de leidinggevenden het verslag eerst afmaken en niet tussentijds de medewerker inzagerechten geven. 
  
  Nadat de leidinggevende een beoordelingsverslag ter goedkeuring heeft verstuurd aan de medewerker (optie 3), dan wordt deze automatisch omgezet in optie 2. Hierdoor wordt de medewerker in staat gesteld het verslag wel te lezen en goed of af te keuren maar heeft geen rechten om wijzigingen aan te brengen. Als de leidinggevende dat wel wilt, dan moet deze optie 1 aanklikken waarin de medewerker zowel inzage- als schrijfrechten heeft.